Téléchargez votre modèle de quittance de loyer en ligne
Servant de preuve de paiement du loyer, la quittance est souvent demandée par le locataire pour ses démarches administratives. Alors est-ce obligatoire ? Quelles sont les mentions à insérer ? Que faire si le locataire n’a pas payé intégralement les sommes dues ? Combien d’exemplaires envoyer ? Nous répondons à toutes vos questions sur ce document, avec en bonus, un modèle de quittance de loyer totalement gratuit.
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Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
La quittance de loyer permet de prouver le paiement du loyer et des charges locatives pour la période mentionnée. À travers ce document, le propriétaire déclare avoir reçu toutes les sommes prévues par le contrat de location.
Cela permet ainsi de :
- Faciliter les démarches administratives : le locataire peut, en effet, utiliser la quittance de loyer comme justificatif de domicile. Par exemple, pour ouvrir un compte bancaire, refaire une carte d’identité, demander des aides au logement, …
- Anticiper les désaccords : en cas de litige lors de la restitution du dépôt de garantie, la quittance atteste de toutes les sommes versées par le locataire. Cela peut notamment concerner des frais liés aux réparations locatives.
Depuis la loi ALUR, ce document peut être envoyé par courrier postal, par email ou remis en main propre. Mais attention, si vous choisissez la voie dématérialisée, il faudra obtenir l’accord du locataire.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Malgré l’absence de formalisme strict concernant l’envoi des quittances de loyer, nous vous conseillons d’ajouter les mentions suivantes :
- Nom des parties et leurs coordonnées (locataire et bailleur) ;
- Adresse du logement mis en location ;
- Période concernée (s’il est possible de délivrer une quittance tous les 6 mois ou plus, il est préférable d’envoyer ce document chaque mois afin d’éviter les litiges) ;
- Montant du loyer et des charges ;
- Détail des sommes versées (en plus du loyer et des charges, il peut aussi y avoir d’autres versements, comme le paiement d’une assurance pour compte. Quoi qu’il en soit, tous ces éléments doivent apparaître sur des lignes distinctes) ;
- Modalité de paiement ;
- Date d’émission ;
- Intitulé du document (quittance de loyer, reçu ou appel de loyer selon les cas) ;
- Signature du propriétaire-bailleur.
Si ces mentions peuvent être précisées sur papier libre, le plus simple est d’utiliser notre modèle de quittance de loyer sous PDF. Toutes les informations obligatoires y sont présentes afin de vous aider à remplir vos obligations légales.
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Si la quittance de loyer n’est pas obligatoire, le propriétaire doit transmettre ce justificatif de paiement au locataire dès lors qu’il en fait la demande.
Et surtout, le bailleur ne peut facturer ce document dans les charges locatives (par exemple, pour les frais d’envoi). Si une clause prévoit une telle facturation, elle sera considérée comme nulle et abusive.
Heureusement, avec nopillo, vous bénéficiez d’un modèle de quittance de loyer totalement gratuit. Et comme il est désormais possible de les transmettre par voie dématérialisée, cela ne vous coûtera rien.
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Que faire si le locataire n’a pas payé le loyer intégralement ?
Dès lors que vous délivrez la quittance, le loyer est considéré comme intégralement perçu. Après l'envoi, vous ne pourrez donc plus réclamer de sommes non perçues.
Alors que faire si le locataire n’a pas payé l’intégralité du loyer ? Dans ce cadre, vous pouvez délivrer un reçu. Cela permet d’attester le paiement partiel du loyer, tout en précisant le restant dû. L’idée est alors de rappeler au locataire ses obligations.
Par ailleurs, si le locataire n’a pas encore payé son loyer, vous pouvez lui envoyer un appel de loyer (ou avis d’échéance). Cela permet de préciser le montant total des sommes dues, et de rappeler la date de paiement.
Attention à ne pas confondre ce document avec la mise en demeure en cas de loyers impayés. En effet, l’avis d’échéance sert surtout de rappel. À ce titre, il doit être envoyé avant la date de paiement prévue.
Combien d'exemplaires envoyer ?
La question se pose généralement en cas de colocation.
Dans ce cadre, vous devez envoyer autant d’exemplaires que de baux. C’est-à-dire :
- Pour un contrat de bail individuel : vous devez envoyer une quittance de loyer à chaque locataire.
- Pour un bail d’habitation unique : vous pouvez envoyer une seule et même quittance pour tous les locataires.
Téléchargez votre modèle de quittance de loyer
Afin de vous aider à simplifier votre gestion locative, nopillo vous propose son modèle de quittance de loyer gratuitement. Vous pouvez générer un exemplaire via notre application en ligne ou télécharger ce justificatif de paiement sous format PDF.
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