Comment calculer les charges locatives ?
Comment calculer les charges locatives ? Nopillo vous guide pas à pas pour une rentabilité au max et des relations saines avec le locataire.
Les frais d’entretien pour l’ascenseur, les taxes d’enlèvement des ordures ménagères, le salaire du gardien, … Autant de dépenses qui profitent au locataire d’un logement. Mais bien souvent, ce n’est pas lui qui paye directement, c’est le propriétaire-bailleur. Heureusement, ce dernier peut répercuter le montant engagé sur son locataire. C’est le principe même des charges récupérables. Alors qui paye quoi ? Comment calculer la répartition des charges locatives ? Nopillo répond à la question.
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À quoi sert le calcul des charges locatives ?
Le calcul des charges locatives permet de déterminer les dépenses liées à l’exploitation d’un bien immobilier, et surtout, de savoir quelle part peut être récupérée auprès du locataire. Et oui, en tant que propriétaire-bailleur, vous engagez des frais profitant directement au locataire. C’est notamment le cas de l’entretien des parties communes, de l’eau, du chauffage collectif ou encore de la taxe d’ordures ménagères.
Toutes ces dépenses ne vont pas valoriser votre bien immobilier. Elles permettent simplement aux locataires de vivre dans des conditions décentes. Alors évidemment, vous avez l’obligation de les payer. Pour autant, vous pouvez les répercuter sur le locataire, qui en reste le principal bénéficiaire.
Mais attention, car un mauvais calcul de la quote-part des charges locatives peut grever votre rentabilité si trop de dépenses restent à votre charge du propriétaire. À l’inverse, cela peut générer des litiges avec le locataire s’il paye plus que ce qu’il doit.
D’où l’importance de savoir comment calculer le montant des charges locatives.
Bon à savoir : pour récupérer les charges locatives, il faut impérativement le mentionner sur le contrat de bail.
Comment définir le calcul de la quote-part des charges locatives ?
Bonne nouvelle, le calcul de la quote-part des charges locatives est simplifié puisque le décret du 26 août 1987 définit avec précision l’ensemble des charges récupérables.
On y retrouve ainsi :
- Les services liés à l’usage du logement : comme l’eau froide et l’eau chaude, le chauffage collectif, l’ascenseur et le monte-charge, l’électricité des parties communes
- Les dépenses d’entretien et de réparations courantes : comme le nettoyage et l’entretien des parties communes, l’entretien des espaces verts, les petites réparations au sein de la copropriété (remplacement des ampoules, entretien de la chaudière collective, …).
- Les taxes et redevances : comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la redevance d’assainissement.
Bon à savoir : certaines dépenses ne sont pas considérées comme des charges locatives, notamment les honoraires du syndic, les travaux d’amélioration, l’assurance propriétaire non-occupant ou encore la taxe foncière.
Pour chaque poste susmentionné, il convient d’identifier le montant dépensé. Vous pouvez ainsi faire un tableau simplifiant le calcul des charges de la location meublée.
Le problème est que vous n’avez pas directement accès à ces informations.. Comme elles viennent de la copropriété et du syndic qui la gère le cas échéant, il va falloir attendre la prochaine assemblée générale de la copropriété.
Alors comment calculer les charges locatives d’un meublé et les répercuter sur le locataire chaque mois ? Pour cela, il va falloir choisir un régime de calcul.
Comment calculer les charges locatives ?
Pour calculer les charges locatives d’un LMNP, deux options s’offrent à vous.
Le calcul de la provision pour charges locatives
C’est le régime obligatoire pour les locations vides. Mais pour locations meublées, il n’est qu’optionnel. Le principe est simple : votre locataire paie réellement ce qu’il consomme.
Alors comment calculer les charges locatives au prorata au réel ?
Le principe est simple, votre locataire paye réellement les dépenses engagées, ni plus, ni moins.
Pour cela, voici les étapes à suivre :
- Analyser les charges récupérables de l’année précédente : eau, chauffage collectif, frais d’entretien, … additionnez toutes les charges payées sur l’année passée pour connaître le montant total. Et si vous venez tout juste d’acheter le bien, jetez un œil aux documents fournis par l’ancien propriétaire ou l’état prévisionnel du syndic.
- Calculer la provision mensuelle : il suffit de diviser le total des charges calculé en amont par 12. Vous obtenez ainsi une estimation mensuelle.
- Ajuster en fin d’année avec la régularisation : les deux premières étapes consistent à obtenir une estimation. Mais comme le calcul des charges locatives de copropriété n’est effectué qu’une fois par an, il faudra calculer et appeler la régularisation. Une fois les dépenses réelles connues, vous les comparez avec les provisions versées. Si le locataire a trop payé, vous le remboursez. Si ce n’est pas suffisant, vous demandez un complément.
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Le calcul du régime forfaitaire
Les LMNP peuvent aussi opter pour le régime forfaitaire. Ici, vous définissez une somme mensuelle payée par la locataire, peu importe le montant réellement engagé. Il n’y a donc pas de remboursement en fin d’année, ni de la part du locataire, ni de la part du propriétaire. Ce forfait ne peut être révisé en cours de bail.
Alors si vous êtes au forfait, comment calculer les charges locatives pour le locataire ? Ici, vous devez simplement reprendre les étapes 1 et 2 mentionnées précédemment (analyse des charges et calcul du forfait mensuel).
L’analyse est d’autant plus importante que le locataire peut vous demander de justifier le montant exigé. Il est essentiel de s’appuyer sur des données précises et justifiées pour déterminer le montant cohérent et équitable.
Charges locatives, calcul et régularisation, comment ça se passe ?
Si vous avez choisi le système de la provision sur charges locatives, le calcul devient plus complexe en cas de régularisation.
Étape 1 - Comparer les charges réelles et les provisions
Chaque année, lors de l’AG de la copro, vous recevez le décompte des charges réelles (factures d’eau, d’entretien, de chauffage collectif, etc.). Vous devez alors comparer ce montant avec le total des provisions déjà versées par le locataire.
S’il y a une grosse différence, c’est qu’il y a une erreur dans le calcul de la provision pour charges locatives.
Étape 2 - Envoyer un décompte détaillé au locataire
Dès lors que vous avez reçu le détail des charges par catégorie (ascenseur, ménage, chauffage, etc.), vous devez le fournir au locataire. Sans oublier de joindre le mode de répartition utilisé (par exemple, calcul des charges locatives au prorata des tantièmes de copropriété).
Ce n’est pas obligatoire, mais le locataire peut demander à consulter les justificatifs. Alors mieux vaut les avoir sous la main.
Étape 3 - Ajuster le montant des charges
Cette étape n’est nécessaire que s’il y a une différence entre la provision et le montant réellement engagé.
- Si le locataire a trop payé : vous devez lui rembourser le trop-perçu.
- Si le locataire n’a pas assez payé : vous pourrez lui demander une somme complémentaire.
Vous disposez d’un délai de 3 ans pour effectuer la régularisation des charges. Au-delà, le propriétaire ne peut plus récupérer les sommes dues. Cela dit, nous vous conseillons d’éviter d’attendre aussi longtemps au risque de vous mettre (vous ou votre locataire) en difficulté financière.
Bien évidemment, s’il y a un écart important, il faudra aussi ajuster la provision mensuelle pour éviter une grosse régularisation l’année suivante.
Bon à savoir : même si vous êtes sous le régime forfaitaire, nous vous conseillons également de procéder à cette comparaison. Sinon, comment calculer l'augmentation des charges locatives ?
Quelles sont les erreurs à éviter pour le calcul des charges locatives d’un meublé ?
Le calcul des charges locatives d’un meublé étant une opération délicate, mieux vaut éviter de commettre certaines erreurs.
- Inclure des charges non récupérables : toutes les charges ne peuvent pas être répercutées sur le locataire. Par exemple, les frais de gros travaux, les honoraires de gestion ou l’assurance propriétaire sont à la charge du bailleur. Ne facturez que les charges récupérables (eau, entretien des parties communes, chauffage collectif, …).
- Mal estimer les provisions sur charges : si les provisions sont trop faibles, vous devrez réclamer un gros complément au locataire lors de la régularisation. À l’inverse, si elles sont trop élevées, vous risquez de devoir lui rembourser une somme importante. Pour éviter cela, basez-vous sur les dépenses réelles des années précédentes pour ajuster au mieux.
- Ne pas effectuer de régularisation annuelle : la régularisation des charges est obligatoire. Un oubli peut entraîner des conflits et vous empêcher de récupérer certaines sommes dues par le locataire.
- Ne pas fournir un décompte détaillé : le locataire a le droit de connaître ses charges locatives et comment les calculer. Un manque de transparence peut conduire à des contestations. N’hésitez pas à fournir un détail des dépenses et proposer au locataire de consulter les justificatifs si nécessaire.
- Mal répartir les charges en copropriété : si votre bien est en copropriété, vérifiez que la répartition des charges locatives respecte bien les tantièmes et les clés de répartition de la copropriété.
Chaque erreur dans le calcul des charges locatives peut limiter votre rentabilité et entacher vos relations avec votre locataire. Ne négligez pas cette étape lors de votre mise en location.
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