Régularisation des charges locatives - Comment ça se passe ?

Tous les ans, le propriétaire bailleur procède à la régularisation des charges locatives. Comment ça se passe ? La réponse ici. 

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Entretien de l’ascenseur, traitement des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, … Toutes ces prestations sont généralement payées par le propriétaire-bailleur, alors qu’elles profitent au locataire. Pour rétablir l’équilibre, la loi du 6 juillet 1989 prévoit la répartition des charges récupérables. Par principe, ces dépenses sont payées mensuellement par le locataire, au même titre que son loyer. Mais il arrive que le montant des dépenses engagées soit encore inconnu (en particulier s’il s’agit d’un immeuble en copropriété). Dans ce cas, il peut y avoir régularisation des charges locatives. L’idée est alors de rééquilibrer le paiement des charges pour chaque partie (locataire et bailleur). Mais alors comment régulariser les charges locatives ? Nopillo vous explique tout.

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Charges locatives et régularisation - Comment ça marche ? 

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Pour comprendre le principe de charges locatives et de la régularisation, il convient de revenir aux bases. 

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Quelles sont les charges locatives ? 

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Ce sont toutes les charges dues par le locataire, mais payées par le propriétaire. Autrement dit, ce sont des charges récupérables. Par exemple :

• Les factures d’eau, les factures d’électricité, l’assurance habitation, … : ici, le propriétaire n’est pas obligé de les payer. Mais dans certains cas, c’est lui qui souscrit les contrats liés à la gestion locative, avant de répercuter le montant sur le locataire. 
• Certaines charges de copropriété : comme une partie du salaire du gardien d’immeuble, une partie des dépenses relatives à l'ascenseur, le chauffage de l’immeuble, les frais d’entretien des parties communes, le nettoyage des espaces extérieurs, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la redevance assainissement, etc. 

Retrouvez la liste exhaustive des charges récupérables prévues par la loi, sur le site du service public. 

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Qu’elles soient liées à l’entretien des parties communes ou la fourniture de service au sein du logement, ces dépenses profitent directement au locataire. Il est donc normal qu’il les paye via les charges locatives. 

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Comment le locataire paye-t-il les charges ? 

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Lors de la signature du contrat de bail, les propriétaires ont le choix entre deux options pour organiser le paiement des charges locatives : 

• Le paiement au forfait : le montant des charges récupérables à payer est fixe. Il est calculé en fonction des charges payées par le locataire précédent, puis révisé chaque année. À ce stade, il est primordial de calculer le juste montant. Et oui, car si le locataire paye trop ou trop peu, il n’y a aura pas de remboursement ultérieur. 
• Le paiement sur provision : le montant des charges est calculé par rapport aux dépenses engagées l’année précédente et au budget prévisionnel de la copropriété. À la différence du forfait, ce mode de paiement prévoit un remboursement en cas de trop-perçu ou pas assez. On parle alors de charges locatives réelles. 

C’est là que la régularisation des charges locatives intervient. 

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Bon à savoir : selon le type de location, vous n’aurez pas toujours le choix entre le forfait ou les provisions. Si vous louez sur de courtes durées ou via un bail mobilité, le paiement au forfait s’applique automatiquement. Et pour cause, la période de location est trop courte pour régulariser les charges. À l’inverse, si vous louez un bien vide, vous devez impérativement prévoir un paiement des charges réelles.  

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À qui incombe l’obligation de régularisation des charges locatives ? 

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Qui a l’obligation de régularisation des charges locatives ? C’est au propriétaire de faire les démarches. Comme c’est lui qui paye et reçoit les factures du syndic, il connaît le montant des dépenses effectivement engagées. 

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À ce stade, deux situations peuvent se présenter : 

• La régularisation des charges en faveur du locataire : les charges qu’il paye mensuellement sont supérieures aux dépenses engagées par le propriétaire-bailleur. Ce dernier devra alors rembourser le locataire pour le trop-perçu.
• La régularisation des charges en faveur du propriétaire : l’estimation des charges locatives a été sous-estimée. Comme la provision est insuffisante, le locataire doit alors rembourser le propriétaire de la somme manquante. 

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Suite à cette régularisation annuelle, il est possible d’ajuster le montant des prochaines charges à payer. 

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Quand se fait la régularisation des charges du locataire  ? 

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La régularisation des charges du locataire  doit se faire annuellement. Pour éviter les oublis, nous vous conseillons de préciser la date de régularisation des charges locatives dans le contrat de bail. Généralement, cela dépend de la date d’assemblée générale de la copropriété. C’est à ce moment que vous aurez accès au décompte définitif des charges. Ce qui vous permettra alors de calculer la régularisation. Et surtout, de la justifier auprès du locataire. Pour cela, il vous suffit de lui transmettre une lettre avec le décompte définitif des charges de copropriété (et éventuellement les factures d’eau et d’électricité si vous les payez au réel). 

Si la différence est en votre faveur, vous pourrez alors réclamer la somme due. À l’inverse, c’est à vous de rembourser le locataire pour le trop-perçu. 

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Il est d’autant plus important de mentionner la date dans le contrat de bail que cela facilite aussi la demande de régularisation de charge locative par le locataire. Car si vous attendez trop longtemps, la différence entre les dépenses engagées et les provisions risque d’augmenter. Ce qui peut provoquer des problèmes de trésorerie pour l’une ou l’autre partie. 

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Régularisation charges locatives - Délai ? 

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Le délai de régularisation des charges locatives est de 3 ans. Ainsi, si vous avez connaissance d’une dette de charges en novembre 2024, vous avez jusqu’en novembre 2027 pour demander une régularisation de charges locatives. Si le délai de paiement est aussi long, nous ne vous conseillons pas d’attendre aussi longtemps pour envoyer le courrier. Vous risqueriez de vous mettre en difficulté financière (ou le locataire) si le total des sommes à rembourser est élevé.

Idéalement, vous devez réaliser la régularisation, dès lors que vous recevez le décompte définitif des charges de copropriété pour l’année passée. 

D’ailleurs, si vous tardez trop, le locataire peut aussi faire une demande de régularisation de charge. Lui aussi dispose d’un délai de 3 ans pour effectuer cette demande. 

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Outre le délai pour demander la régularisation de charges locatives, il y a un délai pour procéder au paiement. Vous ne pouvez exiger de votre locataire qu’il vous rembourse immédiatement après avoir reçu le courrier. Laissez-lui un délai d’un mois. 

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Bon à savoir : Le délai de régularisation des charges locatives pour un bail commercial est aussi de 3 ans. 

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Que se passe-t-il en cas de régularisation des charges locatives tardive ? 

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Tout dépend de ce que l’on entend par régularisation de charge tardive :

• Si vous êtes toujours dans le délai de 3 ans, vous pourrez toujours récupérer les charges. Dans ce cas, un étalement des remboursements doit être envisagé (sur demande du locataire). 
• Si le délai de prescription de régularisation des charges locatives est dépassé, aucune action n’est possible. 

Hormis le risque de perte lié à un manque à gagner, il n’y a pas de sanction pour régularisation tardive. 

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Quid de la régularisation des charges locatives après le départ du locataire ? 

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La régularisation des charges locatives après le départ du locataire est toujours possible. À condition bien sûr que le délai de 3 ans soit respecté.

D’où l’importance de conserver les coordonnées de vos anciens locataires.  

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FAQ - Régularisation des charges locatives  : délai, procédure, calcul…

Consultez notre FAQ pour tout savoir sur la régularisation des charges locatives : délais, procédure et calcul n’auront plus de secret pour vous !

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Comment calculer  la régularisation des charges locatives ? 

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Le calcul de la régularisation des charges locatives est simple = dépenses effectivement engagées par le propriétaire au cours de l’année - charges locatives payées par le locataire. 

Cette différence permet alors de savoir qui rembourse qui. 

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Quel est l’impact du calcul de régularisation des charges locatives sur les impôts en LMNP ? 

En effet, lors de sa déclaration d’impôt, le loueur en meublé professionnel au régime régime réel doit déclarer le loyer charges comprises. S’il est au régime réel, il peut aussi déduire les charges de copropriété et autres factures payées au bénéfice du locataire. Le problème, c’est que de nombreux propriétaires s’arrêtent là. Ils oublient la comptabilisation de la régularisation des charges locatives. Or, que le remboursement soit en leur faveur ou non, il est primordial de les déclarer chaque année. 

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