État des lieux d'entrée - Comment ça se passe ?

Au-delà de la signature du bail de location, le propriétaire et le locataire doivent établir un état des lieux d’entrée lors de la remise des clefs. À quoi sert ce document ? Comment se déroule la procédure ? Comment rédiger l’état des lieux ? Est-il possible de le modifier ? C’est ce que nous allons voir dans cet article. 

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Qu’est-ce qu’un état des lieux d’entrée ? 

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L’état des lieux d’entrée est un document obligatoire à annexer au contrat de bail qui permet d’attester de l’état du logement lors de la remise des clés. 

L’objectif est de constater les évolutions entre l’arrivée et la sortie du locataire. Pour cela, le locataire et le propriétaire bailleur signent également un état des lieux de sortie à la fin du contrat de location. En comparant ces deux documents, les parties peuvent constater la détérioration de certains équipements du fait de leur vétusté ou d’éventuelles dégradations à la charge du locataire. In fine, cela permet ainsi de définir sa responsabilité.  

D’ailleurs, pour déterminer avec précision, l’usure normale du bien immobilier et des meubles qui le composent, nous vous conseillons également de rédiger une grille de vétusté. Cliquez ici pour en savoir plus. 

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Réaliser un état des lieux d’entrée est d’autant plus important dans le cadre d’une location meublée. Et oui, en plus des murs, du sol, de la tuyauterie … Il y a aussi tous les meubles mis à la disposition du locataire qui peuvent être dégradés. S’il souhaite en obtenir réparation, le propriétaire doit prouver les détériorations. C’est justement à cela que sert la rédaction des états des lieux. 

Si des dommages ont été causés par le locataire, le propriétaire pourra déduire le coût des réparations sur le dépôt de garantie. À l’inverse, si le bien ou ses meubles étaient déjà dégradés lors de la remise des clés, le locataire n’aura rien à payer. 

In fine, l’état des lieux permet de protéger les deux parties. 

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Bon à savoir : à défaut d’état des lieux d’entrée, le locataire est présumé avoir reçu un logement en bon état. 

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Quand doit être signé l’état des lieux d’entrée ?

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L’état des lieux d’entrée doit être rédigé à l’arrivée du nouveau locataire dans le logement. Généralement, cela se fait lors de la remise des clés et de la signature du contrat de bail.  

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Bon à savoir : afin de constater l’état du logement dans de bonnes conditions, il est primordial d’avoir un bon éclairage. Cela permet ainsi de constater les éventuels défauts (aussi bien sur les équipements, que sur le logement en tant que tel). 

Qui doit être présent lors de l’état des lieux d’entrée ? 

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L’état des lieux repose sur le principe du contradictoire. À ce titre, le propriétaire bailleur et le locataire doivent être présents et se mettre d’accord sur le bon ou le mauvais état de chaque élément du logement. 

Cela dit, si l’une des parties n’est pas disponible, il est possible de faire appel à un mandataire (souvent un agent immobilier pour le vendeur). 

En outre, en cas de désaccord lors de la rédaction de ce constat amiable, un huissier de justice devra intervenir. 

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Bon à savoir : l’état des lieux d’entrée doit être rédigé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties. Autrement dit, le propriétaire-bailleur et le locataire. Mais en cas de colocation, il peut y avoir plusieurs locataires ; chacun ayant un contrat de bail individuel. Dans ce cadre, il faut prévoir un exemplaire pour chaque locataire. 

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L’état des lieux est-il gratuit ?

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Par principe, l'état des lieux d’entrée est une procédure gratuite. 

Cela dit, si vous faites appel à une agence immobilière, il faudra payer les frais d’agence. Ces derniers sont à partager entre le locataire et le bailleur. Mais attention, la part du locataire ne peut dépasser la moitié des frais d’agence ou 3 € par m2. 

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Dans le même esprit, si un commissaire de justice doit intervenir, les frais sont également partagés entre les parties. Ici, le coût du constat locatif dépend de la surface habitable

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Quelles sont les informations à mentionner sur le document ?

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Pour protéger les parties, l’état des lieux d’entrée doit contenir plusieurs mentions indispensables : 

• Le type d’état des lieux : en l'occurrence “état des lieux d’entrée”. Cela dit, pour comparer l’évolution du bien immobilier entre l’arrivée et la sortie du logement, il est possible de rédiger l’état des lieux d’entrée et de sortie sur un seul et même document. 
• Le nom et la dénomination des parties : et notamment le nom et l’adresse du mandataire s’il y en a un. 
• Les relevés de compteurs : de gaz, d’eau et d’électricité. Ils doivent être indiqués lorsque les charges locatives ne sont pas payées au forfait. 
• L’état de chaque pièce : par exemple, s’il y a des taches sur le mur ou au sol, de la peinture qui s’écaille, des traces d’humidité, etc. Dans ce cas, nous vous conseillons d’illustrer vos propos avec des photos. 

• L’état de tous les équipements mentionnés sur le contrat de bail : par principe, il s’agit des fournitures obligatoires de la location meublée. Mais le propriétaire bailleur est libre d’ajouter d’autres équipements au bénéfice du locataire, comme une télévision, une box internet, une machine à laver, … Quels qu’ils soient, il faudra préciser leur état (neuf, comme neuf, abîmé, rayures à tel endroit, …). 
• Les éventuelles réserves : le locataire est en droit d’émettre des réserves supplémentaires. Par exemple, l’absence de branchement au compteur d’eau, …
• Le nombre de clés mises à disposition et les accès aux parties communes ; 
• L’adresse du logement ; 
• La date de l’état des lieux d’entrée ; 
• La signature des parties (ou mandataires). 

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Au niveau du formalisme, il est possible de rédiger l’état des lieux d’entrée sur papier ou de manière dématérialisée. Idem pour l’envoi, vous pouvez le remettre en main propre ou l’envoyer par email lors de la signature. 

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Est-il possible de modifier ce document ? 

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Seul le locataire a la possibilité de faire une demande de modification d’état des lieux d’entrée. En effet, à son arrivée dans le logement, il peut se rendre compte d’un défaut qu’il n’avait pas vu auparavant. Mais attention, cette modification doit intervenir dans les 10 jours suivant la signature de l’état des lieux. 

Par ailleurs, si le défaut concerne un élément lié au chauffage, le délai est reporté au premier mois suivant la période de chauffe. 

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Si le propriétaire refuse cette modification, le locataire est en droit de saisir la commission départementale de conciliation. 

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